Nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem doręczeń elektronicznych
Aby wywiązać się z nałożonego obowiązku, podmioty niepubliczne (w tym spółki prawa handlowego) zobowiązane będą do złożenia odpowiedniego wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Co więcej, podmioty niebędące osobami fizycznymi będą musiały wyznaczyć administratora elektronicznej skrzynki doręczeń, który będzie upoważniony do jej aktywacji oraz dalszego zarządzania.
Dodatkowo prowadzona będzie także Baza Adresów Elektronicznych, do której podmioty, po utworzeniu adresu do e-doręczeń, będą musiały dokonać wpisu swojego adresu. Należy podkreślić, że ze względu na wprowadzenie zasady domyślnego doręczenia elektronicznego, wpis taki będzie równoznaczny z wyrażeniem zgody na to, że przyszłe pisma od tego momentu mają być doręczane elektronicznie, właśnie na ten adres. Co istotne, tylko podmioty publiczne będą mogły wyszukać adres do e-doręczeń przedsiębiorcy.
Z praktycznego punktu widzenia, doręczenie na skrzynkę elektroniczną będzie miało taki sam skutek jak doręczenia wykonane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Momentem doręczenia na skrzynkę elektroniczną będzie zaś moment odebrania dokumentu, czyli podjęcia przez adresata działania, które powodować będzie, że dysponuje on dokumentem i może zapoznać się z jego treścią. W przypadku, gdy adresat nie odebrał korespondencji, pismo wysłane przez podmiot publiczny uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji.
Ustawa wprowadziła także kilka wyjątkowych sytuacji, w których jej postanowienia nie będą obowiązywać i są to doręczenia korespondencji:
- zawierającej informacje niejawne;
- wydanej w postępowaniu toczącym się na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych;
- wydanej w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi;
- w innych sytuacjach, w których odrębne przepisy przewidują doręczanie korespondencji za pomocą odmiennych środków technicznych (np. w postępowaniu sądowym).
Data wejścia
Od 10 grudnia 2023 r. wymienionym wyżej obowiązkom będą podlegać osoby wykonujące zawody zaufania publicznego oraz nowi przedsiębiorcy rejestrujący się od tego dnia w KRS.
Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r. mają czas na wdrożenie nowych obowiązków do 10 marca 2024 r.
Nowe podmioty wpisywane do CEIDG, będą obowiązane korzystać z systemu stopniowo, począwszy od 1 stycznia 2024. r., natomiast te wpisane w CEIDG przed tą datą dopiero od 20 września 2026 r.
Należy dodać, że podmioty niepubliczne mają możliwość złożenia wniosku o adres do doręczeń elektronicznych od 5 października 2021 r.
Sankcje
Ustawa nie przewiduje żadnych sankcji czy też negatywnych konsekwencji za brak posiadania adresu do „e-doręczeń”. Rozwiązaniem zastosowanym przez ustawodawcę w takim przypadku będzie korzystanie z trybu hybrydowego, tj. podmiot publiczny nada pismo w formie elektronicznej, a następnie operator będzie musiał je wydrukować z systemu elektronicznego i doręczyć adresatowi w tradycyjnej formie pisma papierowego.
Podsumowanie
Podsumowując, Ustawa nakłada na podmioty podlegające wpisowi do KRS lub CEIDG dwa obowiązki:
- posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń, oraz
- wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych.
Przedstawione zmiany zostały wprowadzone, aby uprosić i przyśpieszyć obieg dokumentów w administracji i obrocie gospodarczym, a także zastąpić formę papierową dokumentów. Bez wątpienia istotnie wpłynie to na przebieg komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi i niepublicznymi oraz docelowo ograniczy koszty wszelkiej korespondencji.
