The Act of 23 July 2015 amending the Labour Code and the Social Security Code with regard to the provisions on internal and external reinstatement (“reclassement interne et externe”) (hereinafter the Act) was published in the “Mémorial”, the Official Journal of the Grand-Duchy of Luxembourg, n°143 on 27 July 2015. The Act will enter into effect on 1 January 2016.
The Act provides for several amendments to the current reinstatement system. Here is an overview of the most important amendments that are of interest for employers:
Broadening the scope of companies eligible for an internal reinstatement and increase of the compensatory tax foreseen as a sanction
Henceforth, the obligation of internal reinstatement applies to companies employing at least 25 employees (instead of «more than 25 employees») and the quorum of handicapped employees is no longer taken into account. As from the entry into effect of the Act, employers have to employ the legally required number of handicapped employees regardless of the number of reinstated employees.
In parallel, the compensatory tax that has to be paid by the employer who refuses to internally reinstate an employee against the decision of the «Commission mixte», is increased (maximum 24 x the employee’s income subject to social security contributions instead of the prior maximum of 24 x 50% of the social minimum wage).
Importance of the certificate of professional aptitude for the employee’s position
For the employees who have worked for an employer for less than three years, the certificate of professional aptitude («certificat d’aptitude au poste de travail») becomes a condition to be eligible for an internal reinstatement. An employee is only eligible for a potential internal reinstatement if he/she has a certificate of professional aptitude which is submitted to the «Commission mixte». This certificate will thus have a crucial probative value, hence the importance of the medical examination at the start of employment. As a reminder, under penalty of criminal sanctions the employer has to organise the said medical examination at the start of an employee’s employment.
The role of the occupational doctor
The Act provides that, in case of a reinstatement, the employee’s ability for a new position has to be certified by the competent occupational doctor («médecin du travail»).
Furthermore, the occupational doctor will have to proceed to periodic medical reassessments of the employee’s situation with a possibility to withdraw the status of reinstated employee.
Cancellation of the quotas
The employer’s obligation to reinstate is increased by the cancellation of the quotas. Henceforth, the employer will no longer be able to legally refuse an internal reinstatement because the legal quota regarding the employment of handicapped or reinstated employees is met.
Role of the staff delegation
The law of 23 July 2015 on the reform of social dialogue extended the staff delegation’s information and consultation rights to the implementation of internal reinstatements (see our newsletter sent on 6 July 2015).
Reclassement interne : points forts de la réforme
La loi du 23 juillet 2015 portant modification du Code du travail et du Code de la sécurité sociale concernant le dispositif du reclassement interne et externe (ci-après la Loi) a été publiée au Mémorial n°143 du 27 juillet 2015. L’entrée en vigueur de la Loi est fixée au 1er janvier 2016.
La Loi apporte un certain nombre de modifications au système de reclassement actuellement en vigueur, dont voici les points forts qui intéressent directement les employeurs:
Elargissement du cercle des entreprises éligibles pour le reclassement interne et renforcement de la taxe compensatoire prévue en tant que sanction
L'obligation d'un reclassement interne s'appliquera désormais aux entreprises occupant au moins 25 salariés (et non plus « plus de 25 salariés ») et la prise en compte du quorum des travailleurs handicapés est supprimée. Dorénavant, l'employeur est obligé d'engager le nombre des salariés handicapés légalement requis en faisant abstraction des bénéficiaires d'un reclassement.
Parallèlement, la taxe compensatoire, à charge de l’employeur qui refuse de reclasser un salarié en interne bien qu’il y ait été obligé par une décision de la Commission mixte, est renforcée (maximum 24 x le revenu cotisable avant reclassement et non plus maximum 24 x un montant équivalent à 50% du salaire social minimum).
Importance du certificat d’aptitude au poste de travail
Pour les salariés engagés depuis moins de trois ans, le certificat d'aptitude devient une condition d'ouverture au reclassement. Le salarié n’est éligible pour un éventuel reclassement que s’il est en possession du certificat d’aptitude en question, qui est par ailleurs transmis à la Commission mixte. Ce certificat aura dès lors une valeur probante significative, d'où l'importance de l’examen médical d’embauche. Pour rappel, les employeurs doivent organiser un examen médical d’embauche sous peine de sanctions pénales.
Suppression des quotas
L’obligation patronale de reclassement est renforcée par la suppression des quotas. Ainsi, un employeur ne pourra pas se retrancher derrière le respect d’un certain quota de salariés reclassés ou handicapés pour ne pas respecter une décision de reclassement interne.
Rôle du médecin du travail
Le texte prévoit qu'en cas de reclassement, l’aptitude au nouveau poste doit être constatée par le médecin du travail compétent.
A l’avenir, le médecin du travail devra obligatoirement procéder à des réévaluations médicales périodiques de la situation du salarié reclassé avec possibilité de retrait du statut.
Rôle de la délégation du personnel
La loi du 23 juillet 2015 sur la réforme du dialogue social a étendu les attributions de la délégation du personnel en matière d'information et de consultation, à la mise en œuvre des reclassements internes (cf. notre newsletter envoyée en date du 6 juillet 2015).
