Tryby dokonywania zgłoszeń
Projekt ustawy przewiduje trzy możliwości zgłaszania nieprawidłowości:
- Zgłoszenia wewnętrzne (wewnątrz spółki/podmiotu)
- Zgłoszenia zewnętrzne (takie jak do Rzecznika Praw Obywatelskich albo odpowiednich organów publicznych)
- Ujawnienie publiczne (np. zgłoszenie naruszenia prasie)
Podmioty (zarówno spółki prywatne, jak i organy publiczne), które zatrudniają co najmniej 50 osób, będą zobowiązane do ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych o wszelkich naruszeniach prawa.
Wskazana liczba 50 osób obejmuje nie tylko pracowników, ale także osoby zatrudnione na innej podstawie niż umowa o pracę, na przykład umowie B2B.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać następujące kwestie:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,
- jednostkę lub osobę w strukturze podmiotu prawnego upoważnioną do weryfikacji zgłoszenia,
- tryb postępowania z anonimowymi zgłoszeniami,
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania,
- obowiązek podjęcia dalszych działań,
- maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście (nieprzekraczający trzech miesięcy),
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem spółki.
Katalog osób, które mogą zostać sygnalistami jest szeroki i obejmuje m.in. pracowników, pracowników tymczasowych, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej albo umowy B2B, przedsiębiorców, prokurentów, akcjonariuszy, wspólników, członków organu osoby prawnej, stażystów i wielu innych.
Co może zgłosić sygnalista?
Przedmiotem zgłoszenia sygnalisty mogą być naruszenia prawa lub niezgodne z prawem działania dotyczące m.in:
- Prawa pracy
- Usług, produktów i rynków finansowych
- Korupcji
- Ochrony konsumentów
- Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej
- Ochrony prywatności i danych osobowych
- Zamówień publicznych Bezpieczeństwa i zgodności produktów
Konsultacje
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być skonsultowane z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielami pracowników, jeśli w spółce nie ma zakładowej organizacji związkowej.
Zakaz działań odwetowych
Projekt ustawy wprowadza zakaz działań odwetowych na sygnaliście, co oznacza, że zakazane będą m.in. następujące działania wobec sygnalisty:
- Rozwiązanie umowy o pracę lub jej nieprzedłużenie, jeżeli sygnalista miał uzasadnione oczekiwania, że taka umowa zostanie podpisana
- Zastraszanie lub wykluczanie, mobbing, dyskryminacja, niesprawiedliwe traktowanie
- Obniżenie wynagrodzenia lub wstrzymanie awansu albo pominiecie przy awansowaniu
- Negatywna ocena wyników pracy
Sankcje
Projekt ustawy przewiduje sankcje karne za uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia sygnaliście, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, ujawnianie tożsamości sygnalisty, dokonywanie fałszywych zgłoszeń, nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z naruszeniem prawa. Kary za powyższe czyny to grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat trzech.
Ochrona danych
Projekt ustawy przewiduje określone obowiązki związane z ochroną danych osobowych gromadzonych w toku procesu zgłoszeń, w szczególności w zakresie nieujawniania danych osobowych, obowiązku przechowywania danych osobowych przez określone okresy i usuwania tych danych po upływie okresów retencji, wyłączenia obowiązku przekazywania informacji o źródle danych osobom, których dane dotyczą (z pewnymi wyjątkami), czy obowiązku zachowania poufności danych osobowych gromadzonych w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Praktyczne konsekwencje
Obowiązek ustanowienia możliwości zgłaszania podejrzeń naruszeń prawa w organizacji będzie w Polsce zjawiskiem zupełnie nowym, zwłaszcza dla średnich spółek i instytucji publicznych. Nieuchronnie konsekwencją będzie duża liczba zgłoszeń, a każde z nich będzie wymagało szczegółowej analizy. W niektórych przypadkach zajdzie potrzeba wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, niekiedy obejmującego zastosowanie dedykowanej technologii kryminalistycznej oraz przesłuchania pracowników lub partnerów biznesowych.
Powyższe, zrodzi także wiele nowych wyzwań prawnych, np. w zakresie przetwarzania danych osobowych i ich ochrony czy potencjalnej ingerencji w kwestie postępowania z zakresu prawa konkurencji – w szczególności z wnioskami leniency, które w Polsce mogą być składane nie tylko przez spółki, ale także przez menedżerów (byłych lub obecnych) działających na własny rachunek.
Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wymaga zatem nie tylko wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, ale przede wszystkim przygotowania całej organizacji do obsługi bardziej złożonych i poważniejszych spraw z należytą starannością.
Nowe przepisy wejdą w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Z kolei przepisy dotyczące raportowania zewnętrznego wejdą w życie sześć miesięcy po ich opublikowaniu.
