Tryby dokonywania zgłoszeń

Ustawa przewiduje trzy możliwości zgłaszania nieprawidłowości:

• Zgłoszenia wewnętrzne (wewnątrz spółki/podmiotu)

• Zgłoszenia zewnętrzne (takie jak do Rzecznika Praw Obywatelskich albo odpowiednich organów publicznych)

• Ujawnienie publiczne (np. zgłoszenie naruszenia prasie)

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób, są zobowiązani do ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wskazana liczba 50 osób obejmuje pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), ale także osoby świadczące pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, zwłaszcza umowy zlecenia i umowy B2B.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać następujące kwestie:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,

• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,

• jednostkę lub osobę w strukturze podmiotu prawnego upoważnioną do podejmowania działań następczych,

• tryb postępowania z anonimowymi zgłoszeniami,

• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania,

• obowiązek podjęcia działań następczych,

• maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście (nieprzekraczający trzech miesięcy),

• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Katalog osób, które mogą zostać sygnalistami jest szeroki i obejmuje między innymi pracowników, pracowników tymczasowych, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorców, prokurentów, akcjonariuszy, wspólników, członków organu osoby prawnej, stażystów i wolontariuszy.

Co może zgłosić sygnalista?

Przedmiotem zgłoszenia sygnalisty mogą być naruszenia prawa lub niezgodne z prawem działania dotyczące między innymi:

• Przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy

• Usług, produktów i rynków finansowych

• Korupcji

• Ochrony konsumentów

• Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej

• Ochrony prywatności i danych osobowych

• Zamówień publicznych

• Bezpieczeństwa produktów i zgodności z wymogami

Konsultacje

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być poprzedzone konsultacją z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy, jeśli w spółce nie ma zakładowej organizacji związkowej.

Zakaz działań odwetowych

Ustawa wprowadza zakaz działań odwetowych, co oznacza, że zakazane będą między innymi następujące działania wobec sygnalisty:

• Rozwiązanie umowy o pracę lub jej nieprzedłużenie, jeżeli sygnalista miał uzasadnione oczekiwania, że taka umowa zostanie podpisana

• Zastraszanie lub wykluczanie, mobbing, dyskryminacja, niesprawiedliwe traktowanie

• Obniżenie wynagrodzenia lub wstrzymanie awansu albo pominiecie przy awansowaniu

• Negatywna ocena wyników pracy

Sankcje

Pracodawca, który mimo obowiązku utworzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń, nie ustanowi go lub ustanowi wewnętrzny kanał zgłoszeń z naruszeniem prawa – podlega karze grzywny.

Dodatkowo, Ustawa przewiduje sankcje karne za uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia sygnaliście, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, ujawnianie tożsamości sygnalisty, jak również dokonywanie fałszywych zgłoszeń. Kary za powyższe czyny to grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat trzech.

Ochrona danych

Ustawa przewiduje określone obowiązki związane z ochroną danych osobowych gromadzonych w toku procesu zgłoszeń, w szczególności w zakresie nieujawniania danych osobowych, obowiązku przechowywania danych osobowych przez określone okresy i usuwania tych danych po upływie okresów retencji, wyłączenia obowiązku przekazywania informacji o źródle danych osobom, których dane dotyczą (z pewnymi wyjątkami), czy obowiązku zachowania poufności danych osobowych gromadzonych w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Praktyczne konsekwencje

Obowiązek ustanowienia możliwości zgłaszania podejrzeń naruszeń prawa w organizacji będzie w Polsce zjawiskiem nowym, zwłaszcza dla średnich spółek i instytucji publicznych. Nieuchronnie konsekwencją będzie duża liczba zgłoszeń, a każde z nich będzie wymagało szczegółowej analizy. W niektórych przypadkach zajdzie potrzeba wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, niekiedy obejmującego zastosowanie dedykowanej technologii kryminalistycznej oraz przesłuchania pracowników lub partnerów biznesowych.

Powyższe, zrodzi także wiele nowych wyzwań prawnych, np. w zakresie przetwarzania danych osobowych i ich ochrony czy potencjalnej ingerencji w kwestie postępowania z zakresu prawa konkurencji – w szczególności z wnioskami leniency, które w Polsce mogą być składane nie tylko przez spółki, ale także przez menedżerów (byłych lub obecnych) działających na własny rachunek.

Ustawa o ochronie sygnalistów wymaga zatem nie tylko wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, ale przede wszystkim przygotowania całej organizacji do obsługi bardziej złożonych i poważniejszych spraw z należytą starannością. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Z kolei przepisy dotyczące raportowania zewnętrznego wejdą w życie sześć miesięcy po ich opublikowaniu.