Overview

Na een versnelde wetgevingsprocedure is in april 2020 de tijdelijke wet COVID-19 in werking getreden. Die ‘noodwet’ heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. De noodwet voorziet onder andere in bijzondere regelingen voor de algemene vergadering van aandeelhouders van vennootschappen. Deze tijdelijke wet zou aanvankelijk vervallen per 1 september 2020, maar inmiddels is duidelijk dat de wet in ieder geval nog tot 1 februari 2021 van kracht blijft.

De noodwet maakt het, in ieder geval tot 1 oktober 2020, mogelijk om de AVA volledig virtueel te laten plaatsvinden. Een fysieke samenkomst is, met inachtneming van de voorschriften van de Rijks- of locale overheid, nog steeds mogelijk maar niet langer verplicht. Door nadere voorschriften te geven over de oproeping en door te verduidelijken dat bepaalde sancties die de besluitvorming kunnen raken, niet kunnen worden ingeroepen beoogt de noodwet de vennootschap en aandeelhouders rechtszekerheid over besluitvorming te bieden.

Hieronder lichten wij de voor beursgenoteerde vennootschappen belangrijkste onderwerpen toe.

Uitgangspunt

Uitgangspunt van de noodwet is dat statutaire bepalingen over het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de AVA buiten toepassing kunnen worden gelaten. Wij spitsen ons hierna toe op de AVA.

Het bestuur kan overgaan tot het houden van een AVA die uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is, de virtuele AVA.

Virtuele AVA

Het bestuur kan een virtuele AVA oproepen, mits:

• de aandeelhouders de AVA online kunnen volgen via audio of video-livestream; en
• de aandeelhouders tot 72 uur voorafgaand aan de AVA schriftelijk of elektronisch (per email) vragen kunnen indienen over de geagendeerde onderwerpen. Als echter minder dan 5 dagen voor de datum van een al aangekondigde niet-virtuele AVA het bestuur besluit om deze toch virtueel te houden, wat tot 48 uur voor de vergadering mogelijk is, dan kunnen aandeelhouders tot 36 uur voor de vergadering vragen indienen.

Vooraf ingediende vragen moeten uiterlijk tijdens de AVA worden beantwoord, en de antwoorden worden (al dan niet voorafgaand aan de AVA) op de website van de vennootschap geplaatst. De noodwet schrijft voor dat het bestuur ervoor zorgt dat tijdens de AVA vragen kunnen worden gesteld, tenzij dat in het licht van de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevergd. Het thematiseren en bundelen van vragen is mogelijk. De voorzitter van de AVA bewaakt de orde van de virtuele vergadering en kan bij de opening van de AVA bijvoorbeeld meedelen wie vragen kunnen stellen en hoeveel vragen kunnen worden gesteld; hij kan ook andere punten van orde bespreken.

De Minister acht het mogelijk dat een beursvennootschap niet aan alle aandeelhouders maar slechts aan bepaalde aandeelhouders of belangenorganisaties (zoals VEB, VBDO, Eumedion) de mogelijkheid biedt om tijdens de AVA nadere vragen in te dienen via bijvoorbeeld chat of e-mail. Een vereiste voor een dergelijke aandeelhouder of organisatie om nadere vragen te kunnen stellen, is wel dat hij/zij vóór de AVA ook schriftelijke vragen heeft ingediend.

Ten aanzien van vragen die tijdens de AVA zijn gesteld maar daarin niet kunnen beantwoord, bijvoorbeeld in verband met vergaderefficiëntie, is verdedigbaar dat deze uiterlijk worden beantwoord in (een bijlage bij) de notulen van de vergadering die uiterlijk drie maanden na de AVA in concept op de website van de vennootschap worden geplaatst.

Uit de toelichting kan worden afgeleid dat technische gebreken in de onlineverbinding voor rekening van de aandeelhouder zijn en dat deze geen gevolgen hebben voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. De vennootschap kan in een beleid voor de virtuele AVA zelf duidelijkheid geven op welke wijze tijdens de virtuele AVA met storingen etc. zal worden omgegaan.

Oproeping van fysieke AVA wordt gewijzigd in virtuele AVA

Zoals hiervoor al even aangestipt, kan het bestuur op een later moment na oproeping alsnog overgaan tot het houden van een virtuele AVA in plaats van de eerder opgeroepen fysieke AVA. Het bestuur moet deze wijziging van de wijze van vergaderen op dezelfde manier bekend maken als geldt voor de oproeping van de AVA. Een mededeling op de website van de vennootschap zal dus meestal volstaan.

Elektronisch stemmen

De noodwet verplicht vennootschappen er niet toe om stemmen op afstand online aan te bieden. Zoals hiervoor werd aangegeven, is het voldoende dat aandeelhouders de AVA kunnen volgen via een livestream en van tevoren vragen kunnen indienen. Ook als online stemmen niet mogelijk is, kan de aandeelhouders dus toegang tot de AVA worden ontzegd. In dat geval moet de aandeelhouders de mogelijkheid worden geboden om te stemmen door middel van voorafgaand aan de AVA afgegeven volmachten met steminstructies.

De vennootschap mag dus wel aanbieden dat aandeelhouders tijdens de AVA op afstand online kunnen stemmen. De noodwet maakt dat mogelijk zelfs als de statuten daar nog niet in voorzien.

Geen verlenging termijn opmaken jaarrekening beursvennootschap

De in de noodwet voor rechtspersonen geboden mogelijkheid voor het bestuur om de termijn voor het opmaken van de jaarrekening te verlengen, geldt niet voor beursvennootschappen. Aldus blijft voor beursvennootschappen de termijn van vier maanden staan. Uitstel zou voor beursvennootschappen te ingrijpende gevolgen hebben, aldus de Minister. De Minister refereert wel aan de aankondiging van de AFM om coulance te betrachten indien ondernemingen als gevolg van de coronacrisis niet in staat zijn hun financiële verslaggeving tijdig algemeen verkrijgbaar te stellen en gelijktijdig bij de AFM te deponeren.

Terugwerkende kracht

De noodwet heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Dat betekent dat AVA's die al gehouden zijn sinds die datum onder het bereik van de noodwet vallen, ongeacht of de oproeping van vóór 16 maart 2020 dateert.

Noodwet is tijdelijk

De noodwet zou vervallen op 1 september 2020, maar dit tijdstip is bij besluit verschoven naar 1 februari 2020. Ook daarna is verlenging mogelijk, steeds met ten hoogste twee maanden.

Klik hier voor de tekst van de Noodwet, het verlengingsbesluit en de Kamerstukken.